PENANGANAN MASALAH HELP & DOKUMENTASI

PENANGANAN MASALAH HELP & DOKUMENTASI


Hampir  tidak ada sistem yang berjalan sempurna sebelum melewati berbagai rentetan kesalahan (error). Semakin besar sistem yang dibuat, semakin banyak kesalahan yang dapat timbul. Tujuan software user interface yaitu :

• Meminimalkan kesalahan user.
• Interaksi melalui menu lebih dapat menghindarkan user dari kesalahan dari pada menggunakan perintah baris. 
• Compaq pernah mempertimbangkan untuk mengubah “Press Any Key” menjadi “Press Enter Key” dikarenakan banyak telpon yang menanyakan letak tombol “Any” di keyboard.
• Cara mengurangi kesalahan user, misal: seleksi user yang tepat, pelatihan yang memadai, desain peralatan, prosedur dan lingkungan.

• Menyediakan kemudahan recovery dari kesalahan
  Help Dan Dokumentasi
  Rancangan sistem yang baik adalah rancangan di mana pengguna dapat langsung menggunakan sistem dengan mudah tanpa pelatihan dan program bantuan sama sekali. Tetapi sangat lebih membantu pengguna bila program bantuan (help) tetap disediakan ke dalam sistem. Sistem dukungan pengguna dapat berupa sistem bantuan (Help) dan dokumentasi. Perbedaan sistem bantuan (help) dan dokumentasi adalah bahwa sistem bantuan berorientasi terhadap masalah khusus, sedangkan dokumentasi berorientasi kepada sistem dan sifatnya umum. Sifat-sifat help dan dokumentasi yaitu :
  1.     Availability. User dapat menggunakan bantuan pada setiap waktu selama berinteraksi dengan sistem. User tidak perlu keluar dari aplikasi selama bekerja untuk membuka aplikasi bantuan.
  2.     Accuracy dan completeness. Bantuan ini seharusnya tersedia secara lengkap dan akurat.
  3.     Consistency. Konsisten pada sistem yang ada, antara jenis online dan jenis tercetak, juga konsisten dari sisi content, terminologi dan bentuk presentasi.
  4.     Robustness. Biasanya digunakan oleh orang yang sedang dalam kesulitan karena sistem mempunyai perilaku yang tidak diharapkan atau mempunyai kesalahan. 
  5.     Flexibility. Flexibility membantu setiap user berinteraksi sesuai dengan keinginannya.
  6.     Unobtrusiveness. Seharusnya tidak mencegah user dalam melanjutkan pekerjaannya atau terpengaruh dengan aplikasi user. Untuk menghindari ini digunakan presentasi pada layar yang terpisah.
  Jenis Help Dan Dokumentasi
  Jenis help dan dokumentasi dibedakan menjadi 2 bagian yaitu :
  1. Paper-based (tercetak)
  Keunggulan menggunakan paper-based yaitu:
• Pengguna dapat menggunakannya di luar masa pengerjaan tugas
• Pengguna dapat menuliskan catatan tertentu yang diperoleh saat menjalankan sistem.

Kekurangannya yaitu :

• Agak sulit mendeskripsikan sesuatu yang bergerak
• Sulit menyesuaikan antara sesuatu yang dibaca dengan kenyataan sebenarnya di dalam sistem
• Pengguna akan kesulitan membaca saat menjalankan sistem, karena kurang praktis

2. Computer-based

Jenis computer-based yaitu :

• Command assistance. Ditemui pada sistem DOS dan UNIX. Pengguna dapat menggunakan bantuan dengan mengetikkan parameter tertentu.
• Command prompts. Jenis bantuan yang biasanya tampil bila pengguna melakukan kesalahan sederhana misalnya kesalahan sintaks
• Context sensitive help. Jenis ini berbentuk menu based system yang menyediakan bantuan pada menu option.
• Online tutorial. Mengijinkan user bekerja melalui aplikasi dasar dengan lingkungan percobaan. User dapat melihat kemajuan sesuai dengan kecepatan dan dapat mengulangi bagian dari tutorial yang dia inginkan. Kebanyakan tutorial online tidak mempunyai bagian intelligent, karena tidak mempunyai pengetahuan tentang user dan pengalaman user sebelumnya.
• Online documentation. Jenis ini tersedia secara online di internet/ intranet, khususnya untuk aplikasi yang diproduksi secara massal.
• Intelligent Help System. Dioperasikan untuk memonitoring aktifitas user dan mengkonstruksikan model sesuai dengan user. Model ini termasuk pengalaman, preferences, kesalahan user atau kombinasi dari semuanya.

A.           Jenis –jenis kesalahan

Jenis -jenis Kesalahan

-          Kesalahan Persepsi

• Gagal menangkap informasi
• Gagal menangkap perhatian pengguna
• Contoh : 8/B, Z/2, I/1

-          Kesalahan Kognitif

• Ketiadaan bantuan
• Inkonsistensi
• Ketiadaan status informasi
• Kemampuan yang kurang
• Contoh : argumen yang tidak konsisten pada pada sintak command language

-          Kesalahan Motor (Gerak)

• Lemahnya koordinasi tangan dan mata
• Tekanan kecepatan
• Memerlukan kemampuan yang tinggi pada koordinasi tangan dan mata
• Memerlukan jenis keahlian lainnya
• Contoh : Click mouse : single atau double, mengetik dengan cepat membuat banyak kesalahan.

Jenis -jenis Slip

-          Kesalahan Capture

-          Kesalahan Deskripsi

-          Kesalahan Data Driven

-          Pengaktifan Asosiatif

-          Hilangnya Pengaktifan

-          Kesalahan Mode

B.             Petunjuk pencegahan kesalahan

 Petunjuk Pencegahan Kesalahan

-Menghapus mode-mode atau menyediakan petunjuk yang terlihat untuk mode-mode tersebut.

-Gunakan teknik koding yang baik (warna, gaya).

- Memaksimalkan pengenalan, mengurangi hafalan.

-Merancang urutan gerak atau perintah yang tidak sama.

- Mengurangi kebutuhan untuk mengetik.

- Uji dan memantau kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya.

- Memungkinkan pertimbangan ulang aksi-aksi yang dilakukan oleh user, misalnya memindahkan  file dari recycle bin.

C.           Petunjuk memperbaiki kesalahan

 Petunjuk Memperbaiki Kesalahan

-  Menyediakan tipe-tipe tanggapan yang sesuai.

-Query: bertanya pada user apa yang sudah dilakukan, kemudian melegalkan tindakan yang salah.

-  Menyediakan fungsi “undo” dan pembatalan dari proses yang sedang berjalan.

- Meminta konfirmasi untuk perintah yang drastis dan bersifat merusak.

- Menyediakan pengecekan yang beralasan pada masukan data.

- Mengembalikan kursor ke area kesalahan, memungkinkan untuk melakukan perbaikan.

-  Menyediakan beberapa kecerdasan buatan.

- Menyediakan akses cepat kepada bantuan untuk konteks-sensitif.

D.             JENIS DOKUMEN DAN ALAT BANTU

§  Tidak pernah suatu penggantian untuk desain tidak baik, tetapi penting.

§  Sistem sederhana -> user memanggil dan menggunakannya, berikan nama.

§  Hampir sebagian sistem dengan banyak fitur membutuhkan help/bantuan.

Jenis-jenis Bantuan

-Tutorial

Khusus untuk user baru yang menyediakan perintah secara step by step.

-Review/Referensi yang cepat

Digunakan sebagai pengingat untuk user dari suatu yang detail yang secara dasar sangat familiar dan biasa digunakan.

-Manual Referensi (Penjelasan lengkap)

Suatu alat bantu atau perintah yang dapat membantu memahami secara lengkap.

-Bantuan untuk context-sensitive (spesifikasi tugas)

Digunakan untuk membantu user menghadapi masalah atau tidak pasti mengambil tindakan dalam memecahkan masalah yang khusus.

Ada sebagian pendapat menyatakan bahwa sistem yang interaktif dijalankan tanpa membutuhkan bantuan atau training. Hal ini mungkin ideal, akan tetapi jauh dari kenyataan.

Pendekatan yang lebih membantu adalah dengan mengasumsikan bahwa user akan membutuhkan

bantuan pada suatu waktu dan merancang bantuan (help) ke dalam sistem.